Si vous avez déjà organisé un événement quelconque, vous savez que cela requiert une planification rigoureuse et la gestion des problèmes inévitables avec finesse. Une fois que vous envisagez d’œuvrer dans de l’événementiel haut de gamme, vous devez penser autrement. Se lancer sur le marché des événements de luxe n’est pas une mince affaire. Il est important de comprendre l'état d'esprit des clients concernés afin de pouvoir répondre à leurs attentes.
Maîtrise des caractéristiques d’un événement de luxe
Si vous planifiez un événement haut de gamme pour la première fois, vous devrez d’abord faire vos recherches pour comprendre ce qui le distingue des autres projets.
Parcourir des sites web dédiés ou consulter la page d’une agence evenementiel luxe constituent des pistes potentielles. Par ailleurs, Instagram est la plateforme incontournable pour un regard d'initié sur l'expérience du luxe. Les principaux traits d’un événement de ce type sont la décoration (par exemple, des milliers de fleurs formant des installations au plafond), les statuettes en cristal, la réputation du traiteur, ou encore une nuit étoilée à l'intérieur, avec des lustres en cristal et des guirlandes lumineuses. Côté couverture de l’événement en images, on a souvent recours à la vidéographie par drone et au Musique live (un groupe célèbre, une chorale ou un quatuor à cordes…). En somme, il y a plusieurs éléments qui, par leur exclusivité, leur art et leur beauté, sont essentiellement destinés à « épater » les invités. Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site umdh.fr.
Les impératifs attendus d’une agence événementielle de luxe
Les prestations d’une agence événementielle haut de gamme sont personnalisées selon les envies souvent très spécifiques des clients. Les solutions « classiques » ne sont pas suffisantes et les délais sont plus longs que ceux habituels en matière de planification. Par exemple, la réservation d'un chef cuisinier célèbre prendra du temps à coordonner. Par ailleurs, les clients paient pour un service exceptionnel - pour eux-mêmes et leurs invités - du début à la fin. Cela signifie offrir de l'eau pétillante réfrigérée lors des réunions de planification et assurer une arrivée, une inscription et un départ transparents à l'événement pour tous les invités. De nombreuses compétences essentielles des planificateurs d'événements de luxe se chevauchent avec celles qui ne sont pas exclusives au marché haut de gamme.
Quatre offres qui permettront de vous démarquer
Une agence evenementiel luxe ne se contente pas de fournir l'événement - le service de planification lui-même fait partie du luxe. Tout doit être adapté à la marque : marketing auprès d'entreprises de renom, formulaires et contrats imprimés sur du papier de qualité, etc.. Chaque e-mail et chaque appel téléphonique, de votre part ou d'un membre de votre équipe, doit donner l'impression de surpasser le professionnalisme tout en semblant sans effort.
Bien que les planificateurs d'événements de luxe soient souvent embauchés pour leur sens unique du style et de la créativité, ils doivent être en mesure d'appliquer ce style à la vision et à la sensibilité du client. De plus, un planificateur d'événements de luxe doit avoir une solide compréhension de ce qui est possible pour son client dans le budget et le calendrier alloués. Cela signifie repérer les conflits potentiels ou les déconnexions bien à l'avance et utiliser une communication délicate pour gérer les attentes des clients.
Dans le même temps, les planificateurs d'événements de luxe doivent se plier en quatre pour répondre aux besoins et aux objectifs des clients. Vous devrez être disponible gracieusement à des heures impaires et à court préavis. Une agence événementielle haut de gamme ne dit probablement «non» que lorsqu'il le faut absolument - mais lorsqu'elle le doit, elle le fait avec tact.